Johtokunnan kokous 20.1.2021

Pöytäkirja

Lauttasaaren Sosialidemokraatit ry

Johtokunnan kokous 20.1.2021
Paikka:  Bar 52 Heikkiläntie 4

1. Avaus, läsnäolo ja päätösvaltaisuus

Puheenjohtaja Kimmo Sarje avasi kokouksen klo 19:10  

Paikalla olivat seuraavat johtokunnan jäsenet: Leena Westlund, Kimmo Sarje, Risto Kolanen, Anne Pynnönen ja Marika Koski.  Paikalla olivat myös Jorma Westlund.

Todettiin, että kokoustilassa oli mahdollista noudattaa Covid19 suosituksen mukaisia etäisyyksiä.

2. Työjärjestyksen hyväksyminen

Työjärjestys hyväksyttiin.

3. Edellisen KOKOUKSEN PÖYTÄKIRJAN tarkastus

Johtokunnan 11.12. kokouksen pöytäkirja hyväksyttiin.

1. tilinpäätös

Taloudenhoitaja esitteli tilinpäätöksen. Tilikauden tulos oli 410,95 € ylijäämäinen. Yhdistyksen jäsenmaksutulot olivat 565,46 €.  

 

Risto kertoi, että hän ei ollut laskuttanut jäsenkirjeiden kuluja. Kulut ovat noin 80 €. Todettiin, että tähän kuluun varaudutaan ja kulun voi laskuttaa 2021.

Ehdotus hyväksyttiin vietäväksi toiminnantarkastajille.  Todettiin, ettei toimintakertomus ollut vielä valmis.  

4. Esite

Yhdistyksen esite oli valmistunut. Kokous kiitti Marika Koska suunnittelusta, taitosta ja painattamisesta. Esitteen painatus oli maksanut 160 € ja maksettu samana päivänä. Painos oli 1000 kpl.

Päätettiin järjestää ulkotapaaminen jäsenille Ystävänpäivänä 14.2. jossa esitettä jaetaan jäsenille. Tapaaminen järjestetään Kasinonrannassa. Tapaamisesta kerrotaan jäsenille sähköpostissa eikä siitä tiedoteta Covid19-rajoituksista johtuen muualla.

5. Kuntavaalisuunnitelma

Leena oli valmistellut ehdotuksen kuntavaalisuunnitelmaksi. Suunnitelma käytiin läpi. Ulkokampanjoinnin toteuttamisiin tehtiin sää- ja Covid 19 varaukset. Sisätilaisuuksia rajoittaa koronamääräykset. DeMetro- tapahtumaan pyydetään muita eteläisen Helsingin yhdistyksiä ja laajennetaan tapahtumaa Kamppiin ja rautatieasemalle. Risto esitti keskustelutilaisuutta keskeisille pormestariehdokkaille.  Todettiin, että oletetaan, että sellaisen järjestää Lauttasaari-seura ja että seuraan ollaan yhteydessä, että mahdolliseen keskusteluun kutsutaan SDP:n edustaja toisin kuin edellisissä vaaleissa.

Kampanjan kustannuksiksi hyväksyttiin 1000 €, josta 600 € ilmoituksiin Lauttasaari-lehdessä. Risto oli saanut Lauttasaari-lehden tarjouksen, jonka hän lupasi lähettää Leenalle.

Keskusteltiin esitteen toteuttamisesta. Päätettiin seuraavaa:

• esitteessä käytetään ehdokkaiden kuntavaalikuvia

• esite on 4-sivuinen A6

• etusivulla on yleisteksti ja Nasima Razmyarin tiedot, kolmelle muulle ehdokkaalle on kullekin yksi sivu. Leena toimittaa ehdokkaille merkkimäärän teksteille ja ehdokkaat toimittavat kuvan Leenalle.  

• Marika ja Leena toteuttavat suunnitelman Canva-työkalulla SDP:n tarjoamalle pohjalle.

Päätettiin lähettää yhdistyksen jäsenille Ruusuraha pyyntö. Jorma tekee Ristolle ehdotuksen tekstiksi ja Risto lähettää pyynnön.

Todettiin että yhdistyksellä on kirjapidossa tilit vaalituloille ja -menoille. Kaikki kuntavaali menot ja tulot kirjataan näille tileille.

6. rästiläiset

SDP:n jäsenrekisteristä oli ilmoitettu yhdistyksen puheenjohtajalle Kimmolle, jäsenvastaavalle Ristolle ja sihteerille Leenalle, että puolueen jäsenrekisteristä poistetaan henkilöt, jotka eivät maksaneet jäsenmaksua viiteen vuoteen. Syy päätökseen on EU:n tietosuoja-asetus (GDPR), joka rajaa oikeutta henkilötietojen käsittelyyn, jakamiseen ja talletukseen. Yhdistyksen kannalta tietojen poistamisen jälkeen myös jäsenyys yhdistyksessä raukeaa.

Saadun ilmoituksen jälkeen oli sovittu, että sihteeri valmistelee ehdotuksen kirjeestä henkilöille, joiden jäsenyys mahdollisesti raukeaa, ja että kirje käsitellään johtokunnan kokouksessa. Jäsenyys ei raukea, jos henkilö maksaa viimeisimmän jäsenmaksun 11.2 mennessä. Tästä syystä kirjeellä oli kiire.

Leena oli selvittänyt, että henkilöitä, jotka eivät olleet maksaneet 2020 jäsenmaksuja oli kuusi. 

Kirjeeseen tehtiin muutosehdotuksia. Ehdotettiin, että ensimmäiseksi kerrotaan GDPR vaikutus jäsenrekisterien ylläpitoon. Ehdotettiin, että kirjettä selkeytetään siten, että allekirjoitus ja yhteystiedot jäsenrekisteriin eivät sekoitu. Muutokset hyväksyttiin. Kirje päätetiin lähettää ja liittää siihen mukaan yhdistyksen esite. 

Risto pyysi tekemään merkinnän pöytäkirjaan, ettei hyväksynyt kahden henkilön mahdollista jäsenyyden raukeamista jäsenmaksun johtuen maksamattomuudesta. Hän katsoi, että nämä henkilöt ovat tukeneet puolueen toimintaa monella muulla tavalla. Nimiä ei tietosuojasyistä merkitä pöytäkirjaan.

7. poliittinen tilannekeskustelu

Keskusteltiin USA:n presidentin vaihtumisen vaikutuksesta ja Venäjän tilanteesta Aleksei Navalnyin palattua Venäjälle. 

8. Muita asioita

Yhdistyksen sähköpostitilin lasy.sdp@gmail.com käyttö:

• päätettiin että tätä tiliä saavat käyttää puheenjohtaja, varapuheenjohtaja, sihteeri ja tiedottaja

• tiliä ei saa käyttää henkilökohtaiseen keskusteluun, loukkaavien tai muute sopimattomien viestien lähetykseen

• tiliä hallinnoi yksi henkilö ja hänen puhelinnumeronsa ja sähköpostiosoite ovat palautustietoina. Nyt ne ovat Leenan puhelinnumero ja sähköpostiosoite

• tiliä hallinova henkilö tarkistaa tilin vähintään kerran viikossa

• tiliä hallinoiva henkilö luovuttaa tilin salasanan

• jos käyttäjällä on ongelmia salasanan kanssa (ei muista, epävarma), ensimmäisen epäonnistuneen yrityksen jälkeen tulee olla yhteydessä tiliä hallinnoivaan henkilöön

• kun uusi henkilö alkaa käyttää tiliä, on siitä sovittava hallinnoivan henkilön kanssa, jotta mahdolliset Google tietoturvatoimet tulee hoidettua oikein. Tällainen on esimerkiksi tilanne, jossa uudelta laitteelta avataan tili ja siitä tulee tieto palautussähköpostiin ja mahdollisesti myös varmistuskoodi tekstiviestinä.

9. Johtokunnan seuraava kokous

Seuraava johtokunnan kokous päätetään sähköpostissa.

10. ilmoitusasiat

Kokouksessa ei ollut ilmoitusasioita.

11. kokouksen päättäminen

Kokous päätettiin klo 21:20.

Helsingissä 24.1.2021

Puheenjohtaja Sihteeri

Kimmo Sarje    Leena Westlund